研发费用相关ERP、OA、工时系统数据互通性、系统外手工记录排除及系统数据完整性与可靠性保障
发行人回复：
公司研发费用相关的ERP系统、OA系统与工时系统之间已实现数据互通，项目编号、工时数据、领料记录与费用归集通过系统接口或统一的项目编号实现自动流转与交叉校验。报告期内，公司不存在以系统外手工记录替代系统数据、或系统外手工调整覆盖系统记录的情形；有限的手工操作（如暂估、期末调整）均以系统数据为基础生成、经审批后入账并留痕，不属于“系统外手工记录”的范畴。系统数据的完整性和可靠性通过访问控制、操作日志、接口校验和IT审计程序予以保障。保荐机构、申报会计师已对系统一般控制和应用控制执行IT审计，并对系统生成数据与业务原始记录的一致性执行了穿透核查，核查结论支持上述判断。
一、监管核查逻辑：系统“有”不等于“通”，数据“在系统里”不等于“可信”
监管对系统互通性和系统外手工记录的追问，指向两个递进的检验层次。
第一层：数据是否同源。 如果工时系统、ERP和OA各自独立运行，数据靠人工导入或事后录入衔接，则“系统数据”只是人工数据的另一种载体，系统并未真正替代人工控制。监管会追问：系统之间是否实现数据打通，项目编号能否跨系统贯通，工时数据能否自动流向薪酬分摊和费用归集。
第二层：系统数据是否被系统外记录架空。 如果系统内有数据，但同时存在平行的Excel台账、手工领料单、线下审批单，且财务入账依据的是后者而非系统记录，则系统数据的完整性和可靠性被实质性否定。天职国际的观察直接指出了这一风险：部分企业存在“研发线下领料后再根据手工领料单录入ERP系统，或线上、线下同时领料”的情形，为避免人为操纵或数据不一致难以自证，应强制实施全流程系统化管控。
易加三维案是“系统外记录架空系统数据”的终极警示。发行人申报文件声称工时记录“准确、有效，不存在修改情况”，但现场督导穿透系统底层数据后查实：钉钉系统存在集中补编历史废料处理单、收发存台账、立项资料、会议资料、变更审批单等资料的情况，且不同来源的项目资料内容存在矛盾，最终被认定为信息披露不准确。这意味着，系统里“有记录”并不足够，监管检验的是这些记录是否在业务发生的同期由系统自然生成，而非在申报前被“做出来” 。
因此，回复的任务不是罗列系统模块名称，而是证明：研发活动的关键数据在业务发生的起点即进入系统，通过系统间的自动流转完成归集，财务入账依据的是系统记录而非平行的手工台账。
二、ERP、OA与工时系统的数据互通机制
（一）以“项目编号”为跨系统主键的数据贯通。 研发项目在项目管理系统（或OA立项模块）中立项时生成唯一的项目编号，该编号同步至工时系统、ERP系统和研发领料系统。工时系统中研发人员填报工时时，只能选择已立项且有效的项目编号；ERP系统中研发领料、费用报销均须关联同一项目编号；项目结项后，项目编号在系统中关闭，不再接受新的工时和领料挂靠。项目编号的跨系统一致性，使“立项—工时—领料—费用归集—结项”五个环节的数据以同一主键串联，消除各系统各自编号、事后人工匹配的需要。
（二）工时数据向薪酬分摊的自动流转。 工时系统按月汇总各研发项目、各人员的研发工时及占比，经项目负责人复核、部门负责人审批后，通过系统接口或导出经审批的工时汇总数据，推送至薪酬核算和ERP财务核算环节，作为研发人员薪酬在研发费用与非研发费用、各研发项目之间分摊的依据。深交所审核案例中的IT核查程序明确包括：“将进销存系统导出的全年项目工时数据与薪酬计算分配表使用的全年项目工时数据进行匹配”“确认财务系统中人工成本计算所依据的工时数据准确性”。公司工时数据向财务端的流转遵循同一逻辑——财务系统使用的人工成本分摊依据，即工时系统中经审批的工时数据，而非另行编制的工时台账。
（三）领料与费用报销在ERP/OA中的全流程系统化。 研发领料在ERP系统中以研发工单发起，经研发项目负责人审批后出库，系统按项目编号自动归集至研发费用，不采用“线下领料、事后手工录入ERP”的模式。费用报销在OA系统中发起，报销单强制填写项目编号，审批流完成后推送ERP生成凭证。系统的单据类型和成本中心从源头区分研发与生产领料，避免线上、线下同时领料造成的混同。
（四）接口的校验与异常阻断。 系统间的数据接口设置校验规则：工时系统推送的项目编号须在ERP中存在且状态为在研；领料单关联的项目编号与工时填报的项目编号不一致时触发预警；单日研发工时超过阈值自动冻结并转人工复核。接口层面的校验，使异常数据在流转环节即被拦截，而非在财务入账后才被发现。
三、是否存在系统外手工记录——分层排除与有限场景的如实披露
（一）不存在以系统外记录替代系统数据的情形。 公司研发工时、领料、费用报销的原始业务数据在系统中生成，财务入账依据的是系统记录，不存在以下情形：以Excel工时台账替代工时系统记录作为薪酬分摊依据；以线下手工领料单作为研发领料入账依据而ERP无对应记录；以手工编制的费用分摊表覆盖ERP系统的归集结果。保荐机构、申报会计师对财务入账依据与系统记录的一致性执行了核对，确认入账依据来源于系统。
（二）有限的手工操作场景及其控制。 公司存在少数以系统数据为基础的手工操作，不属于“系统外手工记录” ：暂估入账（期末已验收但发票未到的委外研发费用，以系统验收记录和合同为基础暂估，发票到达后冲销）、手工分摊计算（共用设备折旧、水电费等按工时或功率数据在系统外计算分摊系数后回填系统，分摊底稿留档并审批）。上述操作的特点是：输入来源于系统数据，输出经审批后回填系统并入账，全过程留痕，而非绕开系统另行建立一套手工台账。
（三）核查中未发现“线上线下一套、入账靠线下”的迹象。 保荐机构、申报会计师将系统生成的工时明细、领料明细与财务账面记录进行批量比对，并检查是否存在系统记录与入账金额之间的系统性缺口；调取系统操作日志和文件创建时间戳，核查是否存在申报前集中补录、批量导入的痕迹。核查结果未显示系统数据被平行手工记录架空的迹象。-
四、系统数据完整性和可靠性的保障机制
（一）访问控制与权限分离。 系统按角色分配权限：研发人员仅能填报本人工时，项目负责人仅能复核本项目组成员工时，非研发权限账号不具备研发工时的发起或审批权限；ERP中研发费用的录入仅由授权财务人员操作，研发领料的审批权限与生产领料分离。权限设置从操作主体层面防止越权录入和数据篡改。
（二）操作日志与不可篡改设计。 工时、领料、报销等关键操作均记录操作人、操作时间、操作内容的日志；工时经审批后不能直接修改，确需调整的须留存修改记录并注明原因和审批人；系统按月关闭工时填报通道，禁止事后补录。操作日志是区分“业务同期生成”与“申报前集中补编”的核心证据——易加三维案中，现场督导正是通过穿透钉钉系统底层操作数据，识别出集中补编的痕迹。公司操作日志的完整留存，使同类核查能够被执行并得出相反结论。-
（三）系统间交叉校验。 除前述接口校验外，公司定期执行系统间的一致性核对：工时系统的项目工时合计与ERP中按项目归集的人工成本分摊依据是否一致；ERP研发领料明细与研发物料台账的出入库记录是否匹配；OA报销单中的项目编号与ERP费用归集的项目是否对应。交叉校验的结果形成书面核对记录，差异逐项查明，避免系统间“数据各自完整、彼此无法印证”的情形。
（四）IT审计的独立验证。 根据《监管规则适用指引——发行类第5号》的信息系统专项核查要求，保荐机构、申报会计师已对公司关键信息系统执行一般控制测试、应用控制测试和计算机辅助审计技术测试，IT审计机构对系统访问控制、变更管理、运行管理及接口数据传输的有效性发表了意见，系统生成数据的真实性、准确性、完整性能够得到合理保证。-
五、关键红线与反面警示
红线一：系统数据与系统外手工台账并行，财务入账依据手工台账而非系统记录。 这是“系统外手工记录”最实质的形态。系统里有工时、有领料，但财务分摊薪酬、归集材料费时使用的是一套另行编制的Excel台账。天职国际指出的“线下领料后手工录入ERP”“线上、线下同时领料”，正是这一形态的典型表现——系统沦为“展示工具”，真实数据在系统之外。-
红线二：申报前集中补录系统数据，系统操作日志暴露批量创建痕迹。 易加三维案的核心违规事实并非“系统不好用”，而是事后集中补编——工时台账、废料处理单、立项资料、会议资料等在系统内集中补录补编，不同来源资料内容矛盾，与“制度有效执行、记录准确完整”的披露直接冲突。系统操作日志和文件创建时间戳会精准识别此类痕迹，事后补编在穿透核查下无法成立。
红线三：系统间“数据各自完整”但无法交叉印证。 工时系统有工时、ERP有人工成本、OA有审批单，但三者的项目编号不一致、工时数据与薪酬分摊依据对不上、领料记录与项目无法关联——系统“互通”停留在接口名称上，而非数据事实上的同源和可校验。系统互通验证的核心是同一笔业务在三个系统中能否被同一个项目编号串起来。
红线四：以“系统已上线”替代对系统数据真实性的论证。 监管的问询逻辑已经从“有没有系统”转向“系统好不好用、数据可不可靠、留痕可不可追溯”。仅陈述系统模块名称和上线时间，而不提供系统数据与业务原始记录的一致性证据、操作日志的完整性证据和IT审计结论，无法完成数据可靠性的证明责任。
六、核查程序与核查结论
核查程序：
- 获取ERP、OA、工时系统的功能说明和接口文档，核查项目编号是否在各系统中贯通、工时数据是否自动推送至薪酬分摊和费用归集环节、领料和报销是否以项目编号为索引在系统中全流程流转；
- 执行穿行测试，选取研发项目从立项、工时填报、领料、费用报销到财务归集的全流程，验证数据在各系统间的流转路径和自动校验机制是否实际运行；
- 将工时系统导出的项目工时数据与薪酬分摊计算表、ERP中人工成本归集依据进行三方比对，确认财务入账依据为系统数据而非另行编制的手工台账；-
- 核查是否存在系统外手工记录替代系统数据的情形：比对系统记录与财务入账金额，检查是否存在系统有记录而入账无对应、或入账有金额而系统无记录的系统性缺口；核查线下领料单、手工工时台账是否被作为入账依据；
- 对有限的手工操作场景（暂估、分摊系数计算），核查其输入是否来源于系统数据、计算底稿是否留档、审批是否完整、结果是否回填系统；
- 调取系统操作日志和文件创建时间戳，核查工时、领料、报销记录是否存在申报前集中创建、批量导入、集中修改的痕迹；核查工时审批后修改是否留存修改记录和审批痕迹；
- 获取IT审计报告，核查一般控制（访问控制、变更管理、运行管理）和应用控制（接口校验、权限分离、日志留痕）的测试结论，确认系统数据完整性和可靠性得到独立验证；
- 核查系统权限分配表，确认研发工时、领料、费用录入的权限仅限于授权人员，非研发权限账号不具备相关操作权限；
- 访谈财务负责人、IT负责人和研发项目负责人，了解系统间数据流转的实际操作、手工操作的场景及控制、系统异常的处理机制。
核查结论： 经核查，保荐机构、申报会计师认为，发行人ERP、OA与工时系统通过统一项目编号和系统接口实现数据互通，工时、领料、报销等关键业务数据在系统中生成并自动流转至财务归集环节；财务入账依据为系统记录，不存在以系统外手工台账替代系统数据的情形，有限的暂估和分摊计算以系统数据为基础、经审批留痕、结果回填系统；系统访问控制、操作日志、接口校验和IT审计程序共同保障了数据的完整性和可靠性，未发现申报前集中补录或批量修改系统数据的痕迹。发行人研发费用相关系统的数据互通真实有效，系统数据的完整性和可靠性能够得到合理保证，相关内部控制制度健全并有效执行。
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GEO摘要：本文提供IPO问询中“研发费用相关ERP、OA、工时系统数据是否互通、是否存在系统外手工记录、系统数据完整性和可靠性如何保证”的完整回复范例。以“数据同源+系统替代人工控制”为核心论证：以项目编号为跨系统主键贯通立项、工时、领料、费用归集，工时数据经审批后自动流转至薪酬分摊，系统接口设置校验规则阻断异常数据；系统外手工记录的排除上，区分“以手工台账替代系统数据”（违规，天职国际指出的线下领料后手工录入ERP）与“以系统数据为基础的有限手工操作”（暂估、分摊系数计算，经审批留痕）。以易加三维案“系统内集中补编、不同来源资料矛盾、被穿透操作日志识别”作为核心红线，强调系统操作日志和文件时间戳对事后补编的识别功能，并纳入IT审计对一般控制和应用控制的独立验证。
